司法部、國家檔案局有關負責人就《公證檔案管理辦法》答記者問

近日，司法部、國家檔案局印發了《公證檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），司法部、國家檔案局有關負責人就《辦法》的有關問題回答了記者提問。

問：請介紹《辦法》修訂的背景。

答：公證檔案是記錄公證活動過程的基本載體，是國家檔案的重要組成部分，也是公證執業監督和質量管理的主要依據。1988年，司法部、國家檔案局印發《關于發布〈公證文書立卷歸檔辦法〉和〈公證檔案管理辦法〉的通知》，是我國較早出臺的專業檔案管理規范。《辦法》施行以來，在指導公證機構開展公證檔案的保管和利用，促進公證業務規范化辦理等方面發揮了積極作用。目前，各地公證機構形成并保管了大量公證檔案，近年來以年均1000多萬卷的數量快速增長。2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》和2024年頒布實施的《中華人民共和國檔案法實施條例》，對新形勢下我國檔案管理工作提出了新要求。為適應公證行業的快速發展和檔案管理要求的變化，亟需對《辦法》進行修訂完善。修訂過程中，司法部、國家檔案局聯合開展了調研，廣泛聽取了地方檔案管理部門、公證管理部門、一線公證執業人員和專家學者的意見，完成了此次修訂工作。

問：修訂《辦法》的主要思路是什么？

答：《辦法》的修訂主要遵循以下思路：一是依法規范調整。貫徹落實《中華人民共和國公證法》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》等法律法規有關檔案管理工作要求，明確公證機構和司法行政機關、檔案主管部門、公證協會對公證檔案管理的工作職責，加強部門間協調聯動，形成工作合力。二是滿足新時代工作需求。適當擴大公證檔案概念范圍，推進公證電子檔案信息化建設，優化公證檔案保管期限，完善公證文書材料歸檔范圍，對公證機構通過購買服務方式委托檔案服務企業進行檔案管理提出要求，助力公證工作發展。三是規范工作流程。完善公證檔案利用規則，規范內部利用的條件和要求，區別不同主體的利用程序和條件；明確公證檔案向國家綜合檔案館移交的條件等內容，指導公證機構的檔案管理工作。

問：《辦法》對公證檔案管理部門職責有何規定？

答：公證檔案管理部門既有公證行業的行政主管部門和行業自律組織，也有國家檔案主管部門。為強化監督管理，《辦法》完善了公證檔案管理部門的職責任務：一是明確工作職責。《辦法》明確國務院司法行政機關負責制定全國統一的公證檔案工作制度，并與國家檔案主管部門對全國公證檔案工作進行監督、指導和檢查。縣級以上地方司法行政機關與檔案主管部門對本行政區域內的公證檔案進行監督、指導和檢查，公證協會配合司法行政機關開展對公證檔案工作的指導和培訓。二是加強溝通配合。《辦法》規定司法行政機關、公證協會應當與同級檔案主管部門加強溝通協調，做好本地區公證檔案移交、保管、檢查和公證機構檔案工作人員培訓等工作。三是強化監督檢查。《辦法》要求司法行政機關、公證協會和檔案主管部門加強對公證檔案管理各項工作的監督檢查。

問：《辦法》增加公證機構通過購買服務方式委托檔案服務企業提供相關服務的內容，是有何考慮？

答：《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施條例》對檔案服務企業參與檔案工作作出了明確規定。一直以來，公證檔案主要由公證機構自行保管，有部分移交當地檔案館保管。近年來，一些地方公證機構為優化完善公證檔案管理，委托具有專業資質的檔案服務企業開展歸檔整理和數字化等方面的工作。《辦法》明確公證機構可以購買檔案服務企業的相關服務，但由于公證檔案內容涉及當事人的商業秘密或者個人隱私，為確保檔案不被毀損篡改、內容不被泄露，《辦法》規定要嚴格審核檔案服務企業的信息安全保障能力和業務資質，簽訂委托協議，對檔案服務進行事前、事中、事后全過程監督，并對檔案服務企業提供的檔案服務管理提出了具體要求。

問：《辦法》對公證檔案利用有哪些規定？

答：公證檔案利用是公證檔案管理工作的重要方面。哪些主體可以利用公證檔案、公證檔案中哪些內容可以被利用、公證檔案利用又須遵循怎樣的程序，《辦法》均作了進一步規范。一是要求公證機構建立公證檔案利用制度，根據公證檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、范圍和審批、登記手續。二是加強內部利用管理，本公證機構工作人員利用公證檔案，應當履行審批、登記手續，未經許可不得將公證檔案帶離指定區域。三是細化外部利用條件和程序，對本公證機構以外的單位、個人，針對不同的主體采取不同的處理方式，如增加了監察機關、國家安全機關等部門因辦案需要利用公證檔案的情形，明確其他公證機構因工作需要利用公證檔案的要求，以及當事人自行或委托他人申請利用公證檔案的程序，擴大和便利了公證檔案的利用。

問：《辦法》對公證檔案的保管和銷毀有哪些新規定？

答：1988年的《辦法》規定，公證檔案的保管期限為永久、60年和20年，遠長于機關文書檔案永久、30年和10年的保管期限。對此，《辦法》依據新修訂的檔案法及其實施條例，作了以下規定：一是大幅縮短公證檔案保管期限，將永久、60年和20年的保管期限，相應調整為永久、30年和10年，并制作了《公證檔案保管期限表》，以附件形式附后。二是明確公證檔案保管責任，規定公證機構可以將公證檔案的保管期限通過書面告知、辦公場所公示等方式告知當事人。三是規范公證檔案銷毀條件和程序，明確對于保管期限屆滿的公證檔案，經鑒定無保存價值的應當銷毀，但銷毀前應當留存公證書正本。

問：《辦法》在公證檔案信息化方面專章作出規定，有什么重要意義？

答：信息化時代，公證檔案的電子化與文書材料歸檔的數字化轉型，已成為必然選擇。一方面，各地公證機構為便利當事人、提高辦證質效，采取在線辦理方式形成了大量公證電子檔案。另一方面，傳統公證檔案以紙質為載體，很多地方將傳統載體檔案進行數字化存儲，不僅極大節約存儲成本，減輕了公證機構的負擔，而且可以將海量文書轉化為結構化數據，讓靜態數據轉化為服務動能，更好促進減證便民。《辦法》因此設專章，明確公證檔案信息化建設的整體性要求和原則性規定，規定公證電子檔案與傳統載體公證檔案具有同等效力，倡導推進公證檔案數字化，并對已經數字化的檔案備查提出要求。